Documentele firmei, sub control. Costurile ascunse, eliminate.
xVault DMS strânge într-un singur sistem sigur tot ce circulă azi prin foldere, e-mailuri și dosare: registratură, facturi, contracte, aprobări, semnături și arhivă. Rulează pe serverele dumneavoastră, deci niciun document nu pleacă din companie. Nici măcar atunci când îl analizează inteligența artificială.
Lipsa unui sistem de documente nu e gratuită. Costul e doar invizibil.
Nimeni nu bugetează orele pierdute la căutat, aprobările uitate într-un inbox sau amenda de la un control. Tocmai de aceea costurile astea cresc de la o lună la alta fără să le observe cineva.
Timp pierdut la căutat
Documentul e „undeva” printre foldere partajate, atașamente și stick-uri. Fiecare căutare durează minute, iar o zi de lucru are zeci de căutări.
≈ 7.900 lei / angajat / an *Aprobări blocate pe e-mail
Facturile și contractele circulă prin inbox-uri fără termene și fără responsabil clar. Întârzierile se văd abia când plata e restantă.
Versiuni multiple, erori scumpe
Fără o sursă unică de adevăr, oamenii lucrează pe variante diferite ale aceluiași document. Mai devreme sau mai târziu, varianta greșită ajunge la un client sau la o autoritate.
Risc de conformitate
Registratura pe hârtie și lipsa jurnalului de acces fac dificilă dovada conformității la un control. Legea Arhivelor prevede amenzi de 1.000–25.000 lei [10], GDPR până la 4% din cifra de afaceri [13].
Date sensibile expuse
Contractele, datele de personal și datele clienților ajung pe e-mailuri personale sau în cloud-uri necontrolate. Prin NIS2 (OUG 155/2024), conducerea răspunde direct de securitate [12].
Dependență de oameni-cheie
„Doar Maria știe unde e dosarul.” Când cineva pleacă în concediu sau din firmă, procese întregi se opresc.
* 0,6 ore/zi căutare (estimare prudentă, pornind de la APQC [2]) × 220 zile × 60 lei/oră (costul mediu cu munca în România, INS iulie 2026 + CAM [4]). Cifrele pentru firma dumneavoastră le puteți calcula în calculatorul de mai jos.
Întrebarea corectă nu e „cât costă un DMS?”, ci „cât ne costă deja, în fiecare lună, faptul că nu avem unul?”
Calculează acumTot drumul unui document, de la intrare la arhivă, într-un singur sistem auditat.
xVault DMS nu este doar un loc în care stau fișierele. Este instrumentul prin care documentele sunt înregistrate, trimise la oamenii potriviți, aprobate, semnate și păstrate cât cere legea. La fiecare pas rămâne o urmă clară: cine a făcut ce și când.
1. Captură
Documentele intră pe orice cale și sunt citite automat.
- Upload, scanare, cameră de mobil
- Preluare automată din e-mail și foldere
- OCR + clasificare cu AI local
2. Înregistrare
Registratură electronică cu număr oficial, fără registru pe hârtie.
- Numerotare unică pe registru și an
- Ștampilă „ÎNREGISTRAT” aplicată automat
- Borderou PDF, dosarul partenerului
3. Procesare
Fluxuri de aprobare cu termene, responsabili și escaladare.
- Workflow vizual (BPMN), fără programare
- SLA, remindere, delegări în concediu
- Semnătură electronică eIDAS
4. Păstrare
Arhivă criptată, cu retenție legală și recuperare după dezastru.
- Criptare AES-256 per document
- Nomenclator arhivistic, retenție, legal hold
- Backup criptat, restaurare punctuală
Cum arată xVault în munca de zi cu zi
Trei interfețe pe aceeași platformă: consola de administrare, spațiul de lucru pentru utilizatori și aplicația de mobil. Interfața e în română, cu engleză disponibilă, plus temă luminoasă și întunecată. Faceți clic pe orice captură ca s-o vedeți mărită.
Registrul de intrări-ieșiri, fără hârtie și fără „unde e dosarul?”
Fiecare document primește număr oficial unic pe registru și an. Registratura îl repartizează, apoi urmărește cine lucrează la el și cât timp mai are.
- Registre multiple: general intrări/ieșiri, intern, petiții, informații publice (Legea 544/2001)
- Coloana „Trasabilitate / SLA” arată responsabilul, pasul curent și termenul: „mai are 5h” sau „depășit cu 2 zile”
- Preluare automată din e-mail, ștampilă „ÎNREGISTRAT” pe PDF, borderou de predare, raport anual Legea 544
Găsiți orice document în secunde, inclusiv pe cele scanate
Căutați după titlu, număr de înregistrare, firmă, orice atribut sau chiar textul din document. Rezultatele arată unde s-a găsit potrivirea și fragmentul relevant.
- Filtre pe tip de document, firmă, folder, tip de fișier și perioadă, plus operatori (frază exactă, excludere, nr:, tert:) și sinonime în română
- Căutările salvate devin foldere virtuale; vă puteți abona să fiți anunțat când apar documente noi
- Fiecare vede doar ce are voie. Poate exista acces la titlu fără acces la conținut, iar accesul se cere cu un clic.
Documentul se clasifică și se completează singur
Încărcați un scan. xVault îl citește (OCR), ascunde datele personale, recunoaște tipul și completează metadatele: număr, dată, partener, valoare, termen. Pentru fiecare câmp afișează cât de sigur este.
- Numele și folderul se generează automat după reguli: „Se va salva ca /Juridic/Contracte/2026/…”
- CNP-urile, IBAN-urile și numele sunt anonimizate înainte de orice analiză AI
- Documentul poate fi trimis direct în registratură sau în fluxul de aprobare potrivit
Regulile firmei, desenate o dată și aplicate de fiecare dată
Fluxul de aprobare se desenează vizual, fără programatori. De exemplu: facturile peste 10.000 lei merg la director, cele mici la șeful de departament. Dacă nimeni nu răspunde în 24 de ore, sarcina se escaladează.
- Responsabil după rol, persoană, inițiator sau șeful compartimentului
- Termene (SLA) calculate doar pe zile lucrătoare, cu escaladare automată
- „Generează cu AI”: descrieți fluxul în cuvinte, iar designerul propune schema
Vedeți unde se blochează procesele, înainte să coste
Fiecare flux activ arată pasul curent, cine îl are, de cât timp rulează și cât mai are până la termen. Culorile spun tot: verde e în termen, portocaliu expiră curând, roșu e întârziat sau escaladat.
- Reasignare dintr-un clic când cineva e indisponibil
- Substituiri automate pe perioada concediilor
- Rapoarte KPI: timp mediu de aprobare, volume, restanțe pe departament
Tot ce trebuie știut despre un document, pe o singură pagină
Previzualizare, toate versiunile, cine a aprobat și când, cât timp trebuie păstrat și comentariile echipei. Nimic nu se suprascrie: fiecare modificare devine o versiune nouă, iar oricare poate fi restaurată.
- Versionare cu check-in/check-out, fără editări simultane
- Partajare securizată în afara firmei: link cu parolă, expirare și limită de descărcări
- Documente conexe și dosarul partenerului (după CUI): contracte, acte adiționale, facturi, corespondență
Semnați din birou, din deplasare sau de pe telefon, cu valoare juridică
Fără tipărit, semnat, scanat și trimis prin curier. Semnătura se aplică direct pe PDF, cu marcă temporală și validare pe termen lung, așa că rămâne verificabilă și după ce certificatul expiră.
- Semnătură internă sau cu certificat calificat, în formatele PAdES, XAdES și CAdES
- Cadru legal: Regulamentul eIDAS și Legea 214/2024 [11]
- Parola se cere din nou la fiecare semnare, iar fiecare semnătură intră în jurnalul de audit
Cine a văzut, cine a modificat, cine a aprobat. Dovedit matematic.
Orice acțiune (citire, descărcare, modificare, semnare, schimbare de drepturi) intră într-un jurnal protejat printr-un lanț de hash-uri SHA-256. Orice încercare de a rescrie istoricul este detectată la verificare.
- Verificarea integrității se face la cerere și automat, zilnic
- Filtre după acțiune, tip de resursă și utilizator, cu export CSV pentru auditori
- Raport de acces: cine are drepturi la ce folder și de unde vin drepturile respective
Documentele și sarcinile, și în afara biroului
Aplicația web de mobil (PWA) se instalează pe telefon direct din browser, fără magazin de aplicații. Managerii caută documente, le consultă, citesc comentariile și văd ce sarcini îi așteaptă.
- Aceleași drepturi și același jurnal de audit ca pe desktop
- Documentele restricționate rămân restricționate și pe mobil
- Funcționează prin conexiunea securizată a firmei (VPN sau publicare controlată)
Capturile folosesc date demonstrative. Persoanele, firmele și documentele afișate sunt fictive.
Tehnologie de nivel enterprise, pe infrastructura dumneavoastră
Funcțiile pe care le găsiți de obicei doar în suitele mari (clasificare AI, control fin al accesului, semnătură calificată, recuperare după dezastru), la scara și în contextul unei organizații din România.
Reguli deterministe
Cuvinte-cheie, tipare de nume și reguli configurate. Instant și complet previzibile.
Model antrenat pe documentele firmei
Învață din documentele confirmate de echipă. Un model nou intră în producție doar dacă e mai bun decât cel vechi.
Model de limbaj pe serverul AI propriu
Se folosește doar pentru cazurile ambigue, pe text anonimizat. Când modelul local e deja sigur, apelul e sărit automat.
Anonimizare date personale
CNP, CUI și IBAN sunt detectate și validate algoritmic, apoi anonimizate. Asta ajută la conformitatea GDPR când documentele se publică, se partajează sau sunt analizate de AI.
Control fin al accesului
Roluri, drepturi pe foldere și documente, moștenite sau blocate. Cineva poate vedea că un document există fără să-i vadă conținutul. Cererile de acces au propriul flux de aprobare.
Criptare și securitate
Fiecare document are propria cheie AES-256-GCM. Fișierele sunt ilizibile în afara sistemului, chiar și pentru administratorii de infrastructură. Scanare antivirus la intrare, TLS 1.3.
Backup și recuperare după dezastru
Backup complet zilnic și diferențial la 4 ore, criptat, pe NAS sau în cloud compatibil S3. Retenție de 14 zile, 180 de zile și 7 ani. Puteți restaura la un moment exact, până la un singur document.
Retenție, nomenclator, legal hold
Termene de păstrare după nomenclatorul arhivistic și propuneri de eliminare la expirare. Blocare pentru litigii, astfel încât nimic nu se șterge cât timp există un dosar deschis.
Preluare automată
Cutiile de e-mail (IMAP / Microsoft 365) și folderele urmărite devin surse de documente. Arhivele vechi se importă în masă, cu o simulare prealabilă care marchează fiecare fișier cu verde, galben sau roșu.
Șabloane și generare
Documente generate din șabloane Word/PDF, completate automat din metadate. Numele și folderul se stabilesc după reguli, cu previzualizare înainte de salvare.
Integrare cu ERP / CRM
API REST versionat, webhooks semnate HMAC cu livrare garantată și un SDK pentru plugin-uri semnate criptografic, încărcate izolat, fără oprirea sistemului.
Operare simplă, monitorizată
Rulează pe 2 mașini virtuale plus un server AI, fără Docker sau Kubernetes. Instalarea și actualizările sunt automate, cu backup înainte de fiecare actualizare și revenire automată la eroare. Monitorizarea se face în Grafana.
Suveranitatea datelor unei suite enterprise, adaptată realității din România
Piața globală de management al conținutului a trecut de 40 de miliarde de dolari și crește cu peste 13% pe an [8]. În România, digitalizarea firmelor abia începe: doar 5% dintre companii folosesc AI, față de 20% media UE [9]. Cine digitalizează acum câștigă un avans real.
Suveranitatea datelor
Documentele, indexul de căutare și modelele AI rulează pe serverele dumneavoastră. Nu există dependență de un furnizor cloud și niciun transfer către terți.
AI local, cu licențe curate
Folosește modele open-source cu licență comercială (de exemplu Apache-2.0), alese explicit pentru utilizare în UE. Serviciile AI din cloud sunt doar o opțiune, nu o condiție.
Construit pe practica românească
Registratură cu numerotare anuală, petiții, Legea 544, nomenclator arhivistic, CNP/CUI/IBAN, interfață în română. Toate sunt incluse din start, fără dezvoltare suplimentară.
Cost previzibil
Nu există abonamente cloud care cresc odată cu volumul de documente. Prin comparație, DMS-urile SaaS internaționale pornesc de la 30–125 USD per utilizator, în fiecare lună [16].
| Criteriu | xVault DMS | DMS SaaS internațional | Microsoft 365 / SharePoint Online | Registratură cloud locală | Foldere + e-mail |
|---|---|---|---|---|---|
| Documentele rămân pe serverele firmei | Da | Parțialunii oferă instalare proprie | NuSharePoint Server 2019 fără suport din iul. 2026 [15] | Nu | Da, fără control |
| AI care rulează local, fără transfer de date | Da | De regulă în cloud | NuCopilot rulează în cloud | Variabil | Nu |
| Registratură: numerotare anuală, borderou, petiții, Legea 544 | Inclus | Necesită dezvoltare | Necesită dezvoltare | Da | Nu |
| Anonimizare CNP / CUI / IBAN | Da | Nu, nativ | DLP generic | Variabil | Nu |
| Fluxuri de aprobare vizuale, cu termene (SLA) | Da | Da | SeparatPower Automate | Variabil | Nu |
| Semnătură electronică PAdES cu validare pe termen lung | Integrată | Prin integrări | Prin integrări | Variabil | Nu |
| Jurnal de audit protejat criptografic | Lanț SHA-256 | Jurnal de audit | Jurnal de audit | Variabil | Nu |
| Model de cost | Previzibil, fără abonament cloud pe volum | 30–125 USD / utilizator / lună [16] | Licențe per utilizator, lunar | Abonament | Aparent gratuit, cu costuri ascunse |
Comparație orientativă pe categorii, pe baza informațiilor publice disponibile în septembrie 2026. Funcțiile și prețurile diferă de la un furnizor la altul. Verificați oferta fiecăruia.
De ce acum: calendarul obligațiilor
RO e-Factura B2B
E-facturarea devine obligatorie între firme. Originalul legal este fișierul XML, iar arhivarea lui revine firmei [18].
Legea 214/2024
Noul cadru pentru semnătura electronică, care înlocuiește Legea 455/2001 [11].
NIS2: OUG 155/2024
Amenzi de până la 10 mil. € sau 2% din cifra de afaceri. Conducerea răspunde de securitate [12].
e-Factura B2C și SAF-T
E-facturarea se extinde la persoane fizice, iar declarația D406 devine obligatorie și pentru contribuabilii mici.
Sfârșit SharePoint Server
Microsoft încheie suportul pentru SharePoint Server 2016 și 2019 instalate local [15].
eIDAS 2 și ViDA
Portofelul european de identitate digitală, arhivarea electronică calificată și, din 2030, facturarea electronică între țările UE [19].
Cât economisește firma dumneavoastră? Calculați în 1 minut.
Modificați valorile pentru organizația dumneavoastră. Valorile implicite sunt prudente și pornesc de la date publice pentru România (INS, tarife de curierat) și de la studii internaționale. Pentru fiecare categorie vedeți formula folosită.
Aprobări mai rapide
Facturile procesate de echipele cele mai eficiente ajung la plată în 3,1 zile, față de 9,2 zile media [5]. Plățile la termen înseamnă fără penalități și relații mai bune cu furnizorii.
Spațiu și arhivă fizică
Mai puține dosare, mai puține dulapuri și mai puține căutări plătite la firme de arhivare: tariful maxim reglementat e de 136 lei per cerere, plus 15 lei/pagină [17].
Angajați noi productivi mai repede
Procesele sunt definite în sistem, iar documentele se găsesc singure. Integrarea unui coleg nou nu mai depinde de „cine știe unde e ce”.
Ce ne întreabă de obicei managerii
Nu e mai simplu un serviciu în cloud?
Un cloud public mută documentele sensibile pe infrastructura altcuiva și vine cu abonamente care cresc odată cu volumul și numărul de utilizatori. xVault păstrează datele la dumneavoastră, sub politicile dumneavoastră de securitate, cu costuri previzibile. Puteți păstra totuși backup-ul criptat off-site, într-un cloud compatibil S3, dacă doriți.
Ce se întâmplă cu documentele pe care le avem deja?
Se importă în masă din foldere sau din arhive existente. Înainte de import, sistemul face o simulare: fiecare fișier primește un verdict verde, galben sau roșu și un tip de document propus. Documentele scanate devin căutabile prin OCR.
AI-ul trimite documentele noastre undeva?
Nu. OCR-ul, clasificarea și extragerea datelor rulează pe un server AI din rețeaua dumneavoastră. Chiar și local, datele personale (nume, CNP, IBAN) sunt anonimizate înainte de analiza AI. Conectarea la un serviciu AI din cloud este o opțiune, nu o obligație.
Cât de greu e de folosit pentru angajați?
Fiecare rol are propria interfață: consola de administrare pentru IT, un spațiu de lucru simplu pentru utilizatorii zilnici și aplicația de mobil. Interfața este în română și are un tur ghidat integrat, disponibil oricând.
Documentele electronice au valoare juridică?
Da. Semnăturile electronice sunt reglementate de Regulamentul eIDAS și de Legea 214/2024, iar arhivarea electronică de Legea 135/2007. xVault aplică semnături PAdES cu marcă temporală și validare pe termen lung și păstrează un jurnal de acces care nu poate fi modificat.
Ce infrastructură ne trebuie?
Două mașini virtuale (aplicație Ubuntu și bază de date Microsoft SQL Server) și, pentru AI, un server fizic cu placă grafică. Instalarea și actualizările sunt automate și reproductibile, cu backup înainte de fiecare actualizare și revenire automată dacă ceva nu merge.
Se poate integra cu ERP-ul sau CRM-ul nostru?
Da, prin API REST, webhooks cu livrare garantată și plugin-uri. Autentificarea se face prin Active Directory/LDAP sau SSO (OIDC), cu MFA.
Cât durează implementarea?
Instalarea tehnică este automatizată. Durata totală depinde mai ales de numărul de tipuri de documente, fluxuri și integrări. Primul pas este o demonstrație pe documentele dumneavoastră, după care primiți o foaie de parcurs cu etape și estimări clare.
Vedeți xVault pe documentele dumneavoastră
În 30 de minute parcurgem fluxul complet, de la captură la semnătură și arhivare, pe documente reprezentative pentru activitatea dumneavoastră. Evaluați singuri economia de timp și reducerea riscului, înainte de orice angajament.
Demonstrație, 30 de minute
Fluxul complet, pe documente reale sau reprezentative.
Analiza nevoilor
Tipuri de documente, volume, cerințe de conformitate, integrări.
Foaie de parcurs
Plan de implementare on-premise, cu etape și estimări clare.